พัฒนาระบบ TMS อย่างไรให้เหมาะกับองค์กร สร้างความแข็งแกร่งระยะยาว
ธุรกิจขนส่งมีงานท้าทายในทุกวันและต้องใช้ความสามารถในการบริหารจัดการเป็นอย่างมาก ทำอย่างไร ? ผู้บริหารงานขนส่งจึงจะสามารถวางแผนและจัดการงานขนส่งให้เหมาะสมกับปริมาณงานและเส้นทางการจัดส่งในแต่ละวันด้วยต้นทุนที่ต่ำแต่มีประสิทธิภาพมากที่สุด และ อะไร ? คือสิ่งที่ธุรกิจขนส่งควรทำความเข้าใจ ก่อนลงทุนในระบบ TMS
ระบบ TMS ช่วยธุรกิจขนส่งอย่างไร
การใช้เทคโนโลยีระบบบริหารจัดการงานขนส่ง หรือ TMS (Transportation Management System) เข้ามาช่วยจัดการถือเป็นประโยชน์สำคัญแก่องค์กร เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจขนส่งสามารถปรับปรุงการดำเนินงานขนส่ง ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานตลอดทั้งโฟลว์การทำงาน และลดต้นทุนค่าใช้จ่ายจากการบริหารจัดการที่เหมาะสม
- เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน: TMS ช่วยสนับสนุนทั้งการบริหารทรัพยากร ต้นทุนการขนส่ง และลดการใช้เชื้อเพลิง เช่น การเลือกรถขนส่ง การจัดบรรทุกสินค้า การวางแผนเส้นทางจัดส่ง การจัดเที่ยววิ่งรถ
- บริหารและมอบหมายงานแก่ผู้ขนส่งจำนวนหลายราย: การใช้ฐานข้อมูลผู้ขนส่งและพารามิเตอร์ใน TMS เช่น ราคา บริการ ความสามารถ และประวัติประสิทธิภาพของงาน ทำให้เปรียบเทียบผู้ให้บริการ อัตราค่าบริการ และคุณภาพได้ง่ายขึ้น
- เพิ่มความโปร่งใส การตรวจสอบ และสนับสนุนการตัดสินใจ: การมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ใน TMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร ติดตามปัญหา และทำให้ตัดสินใจด้วยความมั่นใจและแม่นยำยิ่งขึ้น เช่น จัดการปัญหาความล่าช้าในการจัดส่ง รวมถึงมีความโปร่งใสในการตรวจสอบการทำงานและการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับตามกฎหมาย
อะไรเป็นคุณสมบัติจำเป็นในระบบ TMS ที่ต้องมี
- การจัดการคำสั่งซื้อ และใบสั่งงานขนส่ง
- การวางแผนและจัดเส้นทางขนส่ง
- การติดตาม ตรวจสอบสถานะการขนส่งแบบเรียลไทม์
- การจัดการต้นทุนงานขนส่ง
- เครื่องมือรายงานต่างๆ
นอกจากนี้ TMS ยังมีความสามารถขั้นสูงที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้น ขึ้นอยู่กับแนวทางการพัฒนาของผู้ให้บริการระบบ TMS เช่น
- การจัดสรรทรัพยากร เช่น การเลือกรถขนส่ง คนขับรถ การบรรทุกสินค้า
- การบริหารและเลือกผู้ให้บริการขนส่งหลายราย
- การจัดการเที่ยววิ่งรถ เช่น สรุปภาพรวมเที่ยววิ่งในแต่ละวัน การคำนวณเวลาที่มาถึงโดยประมาณ (ETA) การดูสถานะแต่ละจุดรับ/ส่งสินค้า การแจ้งเตือนความล่าช้าจากแผนงาน
- การจัดการค่าใช้จ่าย และเอกสารด้านบัญชีและการเงิน
- การบูรณาการเข้ากับระบบอื่น เช่น WMS, ERP, OMS, โปรแกรมบัญชี เพื่อลดความจำเป็นและความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ด้วยการแชร์ข้อมูลร่วมกัน
- อื่นๆ เช่น การจัดการงานบำรุงรักษารถขนส่ง
ทำไม ต้องเลือกระบบ TMS ที่พัฒนาให้เข้ากับการทำงานขององค์กร
การพัฒนาระบบ TMS ของผู้ให้บริการระบบมีแนวทางที่แตกต่างกันไป มีทั้งระบบ TMS มาตรฐานสำเร็จรูปพร้อมใช้งานที่อาจจะสะดวกรวดเร็วแต่ไม่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานของธุรกิจได้แบบพอดี ซึ่งจะต่างจากระบบ TMS ที่สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ที่องค์กรอาจจะต้องลงทุนทางการเงินและเวลามากขึ้น เพื่อออกแบบและพัฒนาตามความต้องการเฉพาะเจาะจงแต่จะให้ประโยชน์แก่องค์กรได้มากกว่า
ดังนั้น ความสำคัญของการพัฒนาระบบ TMS ให้เหมาะกับองค์กร คือ การบูรณาการระบบ TMS ให้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจและสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีอยู่เพื่อการใช้งานอย่างราบรื่นในระยะยาวโดยสามารถเลือกฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานอย่างแท้จริง รวมถึงมีความยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนได้รองรับความต้องการในอนาคต ระบบ TMS ที่เหมาะสมกับองค์กรจะทำให้เกิดการลงทุนทางบวก เนื่องจากเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มีความพอดี และดำเนินงานได้คล่องตัว
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก่อนการพัฒนาระบบ TMS ในองค์กร
หัวใจสำคัญของการพัฒนาระบบ TMS ในองค์กร คือ การปรับปรุงการดำเนินงานขนส่งของธุรกิจ และสร้างความสัมพันธ์ภายในห่วงโซ่อุปทานโลจิสติกส์ เพื่อแก้ปัญหาความไม่สะดวกและขาดประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการบูรณาการ TMS ให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานของธุรกิจ
2 สิ่งสำคัญที่องค์กรจะต้องคำนึงถึงก่อนการเริ่มพัฒนาระบบ TMS ได้แก่
1. การกำหนดเป้าหมายหลัก และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับระบบ TMS ให้ชัดเจน เพื่อจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งานและเป้าหมายที่วางไว้ และจะทำให้ใช้เวลา ทรัพยากร และการลงทุนทางการเงินน้อยลง ตัวอย่างเช่น
- รวบรวมปัญหา: สอบถามผู้ปฏิบัติงานถึงปัญหาการทำงานที่พบ เพื่อหาโซลูชันที่แก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้
- ข้อกำหนดด้านการทำงาน: จากขั้นตอนการทำงานของธุรกิจ ระบุความต้องการ หรือคุณลักษณะของเครื่องมือ หรือ ฟังก์ชันการทำงาน เช่น จัดรถ จัดคน จัดเส้นทาง จัดสินค้า ติดตามสถานะ ตรวจสอบพฤติกรรมคนขับรถ รายงาน ฯลฯ
- เตรียมพร้อมการเปลี่ยนแปลง: เมื่อนำระบบมาใช้ ธุรกิจจะต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง หรือ กระทบกับระบบอื่นๆ หรือไม่
2. การคัดเลือกผู้ให้บริการระบบ TMS ที่มีความสามารถและเชื่อถือได้ จะช่วยเพิ่มโอกาสการพัฒนาให้ประสบความสำเร็จ พันธมิตรด้านเทคโนโลยีที่มีคุณภาพและการสื่อสารการทำงานร่วมกันจะช่วยให้การพัฒนาระบบเป็นไปอย่างราบรื่น ตัวอย่างสิ่งที่ต้องพิจารณาเช่น
- คุณสมบัติและความสามารถ: ผู้ให้บริการมีความเข้าใจขั้นตอนการทำงาน สามารถออกแบบโซลูชันหรือฟังก์ชันการทำงานของระบบที่ช่วยแก้ไขปัญหาทางธุรกิจของคุณได้หรือไม่ หรือ ผู้ให้บริการระบบมีความสามารถที่ยืดหยุ่นเพียงพอในการออกแบบ พัฒนา หรือปรับแต่งระบบให้เข้ากับความต้องการของคุณได้หรือไม่
- ประสบการณ์ด้านเทคโนโลยีโลจิสติกส์และไอที: ผู้ให้บริการระบบมีประสบการณ์การทำงาน หรือ มีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีด้านโลจิสติกส์ หรือ ระบบไอที เพียงพอที่จะออกแบบและพัฒนาระบบให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานธุรกิจของคุณแค่ไหน
- การต่อยอดและความยืดหยุ่น: ผู้ให้บริการระบบสามารถร่วมพัฒนาต่อยอด หรือ ปรับเปลี่ยน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้หรือไม่ เช่น เมื่อมีนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีใหม่ หรือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในทางธุรกิจขององค์กรที่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบให้สอดคล้องกัน รวมถึง ความสามารถในการปรับขนาดที่ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งระบบ
เลือกพันธมิตรเทคโนโลยีงานขนส่งที่คุณวางใจได้
NOSTRA LOGISTICS ผู้ให้บริการโซลูชันและแพลตฟอร์มเทคโนโลยีด้านการขนส่งอัจฉริยะ(Intelligence Transportation Platform) และระบบบริหารจัดการงานขนส่ง TMS พันธมิตรทางธุรกิจและเทคโนโลยีสำหรับงานโลจิสติกส์และซัพพลายเชน ด้วยประสบการณ์กว่า 20 ปีในการออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศด้านโลจิสติกส์และการบูรณาการระบบ พร้อมทีมงานที่เชี่ยวชาญในการสร้างโซลูชันที่มีประสิทธิภาพเพื่อจัดการปัญหาด้านการขนส่งสำหรับองค์กรทุกขนาด
