รถยนต์ไม่เป็นเพียงยานพาหนะ แต่เป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งที่ใช้ขับเคลื่อนธุรกิจขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการธุรกิจ เพิ่มความสะดวกและคล่องตัวให้แก่บุคลากรที่จำเป็นต้องใช้รถเพื่อการปฏิบัติงาน เช่น พนักงานขายไปพบลูกค้า หลายๆ องค์กรจึงจัดหารถยนต์เพื่อใช้งานภายในองค์กร และหาโซลูชันในการจัดการรถยนต์ที่สามารถควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆ เกี่ยวกับรถที่จะบานปลายน้อยที่สุด เช่น ค่าผ่อนชำระ ค่าน้ำมัน ค่าซ่อมบำรุง ค่าประกันภัย ค่าต่อภาษี ฯลฯ ด้วยเหตุนี้ บริษัทส่วนใหญ่จึงเลือกใช้บริการเช่ารถยนต์เพราะสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ ได้ง่ายกว่าการซื้อรถมาเป็นทรัพย์สินขององค์กร

อย่างไรก็ตาม ต้องยอมรับว่า เมื่อรถยนต์ขององค์กรไม่ใช่รถส่วนตัว ดังนั้นองค์กรจึงพบปัญหาจากการใช้ทรัพย์สินขององค์กร เช่น พนักงานไม่ระมัดระวังทำให้เสียค่าซ่อมหรือเสี่ยงเกิดอุบัติเหตุ ค่าปรับจากการผิดกฎจราจร การขับรถสิ้นเปลืองน้ำมันเกินความจำเป็น รวมถึงการใช้รถไม่คุ้มค่ากับงาน ผู้จัดการหรือผู้ดูแลการใช้รถยนต์ขององค์กรจึงต้องการควบคุมการใช้รถให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในขณะเดียวกันสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองได้ด้วย แต่พวกเขาไม่สามารถประเมินหรือจัดการได้หากไม่มีข้อมูลการใช้รถ ข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สามารถอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งหมดจากการใช้รถเพื่อให้บริหารจัดการได้โดยสะดวก เช่น สถานที่ที่พนักงานและรถยนต์อยู่ ณ ปัจจุบันหรือในเวลาใดเวลาหนึ่ง ความคุ้มค่าในการใช้รถยนต์แต่ละคัน พฤติกรรมการขับรถของพนักงาน การใช้งานรถนอกเวลางาน เป็นต้น แต่องค์กรจะได้รับข้อมูลเหล่านี้จากที่ใด